Organize-se: Como botar ordem na papelada da casa

Se você já entrou em pânico tentando encontrar um documento sabe o quanto é fundamental manter a papelada em ordem. Documentos e papéis são uma das categorias mais complicadas na hora da organização, mas também uma das mais importantes, por isso vou tentar neste post te ajudar a botar a documentação em ordem para que você tenha menos dores de cabeça em 2016.

A primeira coisa a se fazer é uma triagem de tudo o que você guarda e distribuir o que precisa ser mantido em categorias.

Passo a passo:
– Descarte o que for inútil assim que o papel cair em suas mãos. Não guarde nada que não tenha uma utilidade real ou validade. Entram nesta categoria: informativos e propagandas, receitas médicas, convites antigos, contratos de seguros e cartões que já expiraram, manuais e notas fiscais de produtos que você nem tem mais, entre outros.
– Agora é hora de dividir os documentos. Uma boa ideia é encaixando-os nas seguintes classificações: em uso, arquivo ativo, documentos pessoais e arquivo permanente
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1. Em uso
– Você pode escolher ter uma caixa de correspondência ou mesmo uma gaveta. A ideia é que você coloque aí tudo o que acabou de entrar na sua casa e é importante, como por exemplo, as contas. O que não for importantes, descarte imediatamente.
– Na sequência (isso pode ser feito uma vez ao mês), você deve jogar fora o que não é mais importante e colocar as contas pagas em uma pasta própria no arquivo ativo – o ideal é ter uma pasta para cada coisa: contas de água, de luz, condomínio, colégio etc.
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2. Arquivo ativo
– Os documentos que são mais usados devem ficar à mão. O restante você arquiva em sequência.
– É necessário ter pastas específicas para cada categoria: manuais, garantias e notas fiscais de produtos; contas em aberto; contas quitadas do ano vigente; e documentos de atividades em curso.
– As contas do ano em vigor que já foram pagas devem ser armazenadas em uma pasta com divisórias. Escolha um modelo onde caibam, separadamente, os comprovantes de todas as movimentações financeiras da família, e identifique cada divisão com etiquetas.
Também devem ser catalogados documentos referentes a seguros (de vida e  da casa), bancos (contrato de cartão de crédito e de financiamento), imóveis (contrato de aluguel, financiamentos etc), veículos (apólice de seguro e documento de compra e venda), entre outros.
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3. Documentação pessoal
– Sempre muito importantes e em grande volume, os documentos pessoais merecem estar bem organizados.   Além do RG, CPF e certidões, também fazem parte deste arquivo o histórico profissional e acadêmico, a papelada relacionada ao Imposto de Renda, documentos de viagem e outros papéis.
– Não misture todos os documentos da família, cada um deve ter a sua pasta, até as crianças menores, com suas carteiras de vacinação, certidões etc.
– Documentos de viagem, como passaportes e vistos devem ser checados frequentemente, pois têm prazo de validade.
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4. Arquivo Permanente
– Contas já pagas de anos anteriores, podem ser transferidas para o arquivo permanente. O ideal é fazer isso em todo fim ou início de ano. Uma forma eficiente de ter menos papéis em casa é a declaração anual de quitação de débitos. Ela é emitida, obrigatoriamente, por lei, pelos prestadores de serviços públicos e privados uma vez ao ano e substitui todos os comprovantes de faturas pagas no ano anterior.Devem chegar até o meio do ano, assim que receber, jogue todos os outros comprovantes fora.
– Uma outra forma de reduzir o número de impressos é digitalizando a papelada e mantendo um arquivo no computador ou pendrive.
 – Costuma pagar contas pela internet? Anote sempre nos boletos a data e o banco em que foram pagas.
Para não acumular à toa, o segredo é fazer, de tempos em tempos, uma revisão da papelada.
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– Nem tudo documento que parece importante precisa ocupar ficar arquivado por muito tempo. Veja na listas abaixo o que e como deve ser arquivado:
Devem ser mantidos por cinco anos:
– Impostos (IR, IPTU e IPVA)
– Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais – opte pelas declarações anuais de quitação de débitos
 –  Comprovantes de pagamento de aluguel, cartões de crédito e mensalidades escolares
– Devem ser mantidos até serem renovados: contratos e seguros (de vida, de carro, de imóvel etc.)
Devem ser mantidos para sempre:
❚ Documentos pessoais
❚ Passaportes
❚ Escrituras
❚ Carnês do INSS

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Fotos: Organizar, Eu organizo, Oz

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